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Automatiser vos processus de travail

L’automatisation du workflow fait référence à toutes les solutions technologiques qui utilisent une logique basée sur des règles pour automatiser des tâches manuelles et répétitives. Il est principalement utilisé pour alléger la charge de travail des services commerciaux, car il automatise des tâches simples mais fastidieuses, telles que la saisie et la collecte de données.

Cependant, d’autres services peuvent également bénéficier de l’automatisation du workflow, en particulier des équipes marketing. À peu près les mêmes buts et objectifs.

La première règle de toute technologie utilisée dans une entreprise est que l’automatisation appliquée à une opération efficace en amplifie l’efficacité. La seconde est que l’automatisation appliquée à une opération inefficace va amplifier l’inefficacité. – Bill Gates

Les entreprises qui utilisent des workflows deviennent plus efficaces, leurs employés deviennent plus productifs et collaborent mieux. Cela crée une boucle positive qui améliore les avantages de l’automatisation et améliore la satisfaction du personnel et des clients.

Les salariés n’ont plus à faire face à des tâches ennuyeuses et monotones, tandis que les clients bénéficient toujours du même degré et de la même qualité de service, quel que soit le responsable de leur dossier.

L’histoire de l’automatisation du workflow

L’automatisation existe depuis presque un siècle. Le terme est apparu pour la première fois dans les années 1920, lorsqu’il était appliqué à l’automatisation du travail dans les processus de fabrication. Cependant, le concept moderne d’automatisation du workflow est considérablement plus court – depuis les années 1980, pour être précis.

Dans les années 1980, les fondements théoriques des workflows ont été établis, suivis d’une approche pratique qui donnerait ses premiers résultats au début des années 90, lorsque les premiers systèmes d’automatisation des workflows ont été introduits. Il convient de noter que le développement de la technologie du workflow a été étroitement lié à la montée d’Internet.

Par la suite, Business Process Management (BPM) a été développé en 2005, faisant entrer l’ère actuelle de l’automatisation des workflows, reposant entièrement sur des solutions logicielles, telles que les CRM.

Exemples d’automatisation des workflows

Bien que l’automatisation des workflows puisse être mise en œuvre sur pratiquement toutes les tâches et tous les processus, elle est principalement utilisée dans les domaines qui reposent sur une approche basée sur la structure. Cela inclut le marketing, les finances et les ressources humaines, qui sont généralement basés sur une série d’étapes pouvant être automatisées.

Par exemple, l’intégration et la désaffectation des employés, les factures et la saisie de données peuvent facilement être effectuées à l’aide d’un outil numérique offrant une automatisation du workflow, tel que Salesforce

De même, les workflows peuvent être utilisés pour fournir un support client de haute qualité et gérer les leads dès leur entrée dans le cycle de vente. En outre, vous pouvez créer des workflows de messagerie basés sur des déclencheurs ou des processus de qualification des leads basés sur des règles afin de réduire le temps passé sur ces processus.

Tout cela crée un lieu de travail plus efficace et une main-d’œuvre plus productive, ainsi qu’une approche plus systématique de toutes les opérations commerciales.

Le potentiel de l’automatisation des workflows

J’ai déjà expliqué comment l’automatisation du workflow peut aider les entreprises existantes à réduire leur charge de travail. Cependant, je dois décrire tout le potentiel de l’automatisation des workflows pour expliquer pourquoi il est important pour les entreprises de commencer à l’implémenter dès que possible.

L’automatisation a déjà commencé à utiliser la puissance de l’intelligence artificielle pour gérer diverses tâches et processus, et cette tendance devrait se poursuivre dans l’avenir. Il est prévu que les programmes automatisés seront bientôt en mesure de prendre des décisions éclairées en analysant d’énormes jeux de données, ce qui aidera les entreprises à créer et à exécuter la stratégie commerciale optimale.

De même, le développement de l’IA mènera à la création d’assistants avancés, capables d’exécuter des tâches ou de les déléguer à des assistants virtuels, si le processus de tâche ne peut pas être entièrement automatisé.

En outre, à mesure que l’automatisation gagne en puissance, les plates-formes numériques offrant aux entreprises une automatisation des workflows deviendront plus robustes et consolidées. Cela signifie que les chefs d’entreprise commenceront à opter pour des solutions tout-en-un, telles que Simply CRM, au profit de plusieurs outils distincts.

Comment savoir si votre entreprise a besoin de workflow

Chaque entreprise représente un système complexe et son optimisation est souvent une tâche ardue qui nécessite des mois de planification et de délibération minutieuses. Cependant, en ce qui concerne l’automatisation des workflows, il est étonnamment facile d’identifier les signes indiquant que votre entreprise a besoin d’automatisation.

En fait, une étude récente de Forbes a révélé que les vendeurs ne consacraient que 35% de leur temps à la vente. Le reste de leurs heures de travail est consacré à des tâches manuelles répétitives, le plus souvent à la saisie de données. L’automatisation des workflows allège la charge de travail des services des ventes et du marketing et permet aux entreprises de gagner beaucoup de temps et d’argent.

Pour vous aider à évaluer votre entreprise et son besoin potentiel d’automatisation du workflow, posez-vous les questions suivantes:

  1. Vos employés ont-ils tendance à oublier certaines étapes du workflow telles que la rédaction d’informations sur les clients?
  2. La communication entre vos employés et vos clients est-elle instable et ambiguë?
  3. Trouvez-vous difficile de vérifier et d’attribuer les responsabilités?
  4. Êtes-vous incapable de suivre toutes les tâches et tous les processus au sein de votre organisation?
  5. Pouvez-vous facilement évaluer les processus et identifier les améliorations potentielles?

Si les réponses à ces questions ne sont pas clairement positives, vous pouvez envisager d’introduire l’automatisation du workflow dans votre entreprise. Toutefois, si vous ne savez toujours pas si votre société a réellement besoin d’automatisation du workflow, voici quelques autres signes indiquant que votre société a grandement besoin d’automatiser ses processus:

  • Vos employés consacrent beaucoup de temps à des tâches manuelles, telles que la saisie de données.
  • Votre entreprise a des processus standardisés et / ou utilise encore des formulaires papier.